「外国人を採用したいけれど、何から手をつければいいのか分からない」——

そんな悩みをお持ちの採用担当者の方も多いのではないでしょうか？外国人材を採用する際は、候補者の在留資格と担当業務が適合しているかを確認し、必要な申請を採用計画に組み込むことが重要です。

海外から招へいする場合、日本で転職する場合、留学生を新卒採用する場合では、必要な手続きが異なります。

本記事では、初めて外国人を採用する企業の担当者向けに、在留資格手続きの全体像、必要書類、採用後の届出までを分かりやすく整理します。

外国人を雇用する前に知っておきたい基礎知識

外国人が日本で報酬を得て働くには、原則として就労が認められた在留資格を持ち、実際の業務内容がその資格の範囲に収まっている必要があります。採用前には在留カード、在留資格、在留期間、資格外活動許可の有無を確認しましょう。

在留資格があっても、任せる仕事が認められた活動と異なる場合は、そのまま就労させられないことがあります。雇用契約を結ぶ前に、職務内容・本人の学歴や職歴・報酬・雇用形態を照合し、必要に応じて在留資格認定証明書交付申請や在留資格変更許可申請を進めることが大切です。

採用したい人が「今どこにいるか」で手続きが変わる

手続きは、候補者が海外にいるか、日本に在留しているか、現在の在留資格が何かによって判断します。申請先や必要資料は、予定する在留資格・活動内容によって変わるため、最新の様式と提出資料を必ず確認してください。

海外にいる外国人を採用する場合

原則として、企業側が在留資格認定証明書（COE）の交付申請を行います。交付後、本人が海外の日本大使館・総領事館等で査証を申請し、入国後に就労を開始する流れです。標準処理期間は1か月から3か月とされているため、入社予定日の直前ではなく、十分な余裕を持って準備しましょう。なお、COEの交付申請自体に手数料はかかりません。

日本に在留する外国人を中途採用する場合

転職後の業務が現在の在留資格で認められる活動と異なる場合は、就労開始前に在留資格変更許可申請が必要です。活動範囲内か判断が難しい転職では、就労資格証明書の取得を検討できます。就労資格証明書は、従事できる収入を伴う活動を証明する文書であり、採用企業・本人双方の確認材料になります。

留学生を新卒採用する場合

在留資格「留学」のまま、卒業後にフルタイムで働き続けることはできません。入社前に、業務内容に応じた就労可能な在留資格への変更許可を受ける必要があります。資格外活動許可による就労は原則週28時間以内であり、卒業後の正社員勤務をカバーするものではない点に注意してください。

職種・業務内容に応じた在留資格の選び方

外国人材を採用する際は、実際に担当してもらう業務内容に合った在留資格を選ぶことが重要です。代表的な選択肢として、「技術・人文知識・国際業務」と「特定技能」があります。

区分	対象業務	学歴/試験要件	在留期間
技術・人文知識・国際業務	システムエンジニア、翻訳・通訳、営業、経理、マーケティングなど、いわゆるホワイトカラー職種	大学卒業などの学歴要件や、業務と専攻・職歴との関連性が問われます。	最長5年。更新が可能です。
特定技能	介護、建設、農業、外食業など、16分野の特定産業分野	技術・人文知識・国際業務ほどの専門性・学歴要件は求められない一方、分野ごとの技能試験・日本語試験の合格が必要な場合が多いです。	1号は通算上限5年、2号は更新を重ねることで長期在留が可能です。

在留資格は、職種名だけでは判断できず、実際の業務内容によって該当性が異なります。たとえば同じ「営業」という名称でも、担当業務によって確認すべき点が変わる場合があります。採用計画の段階で業務内容を整理し、個別の職種がどちらに該当するかは専門家へ確認することが望ましいです。

採用前に必ず確認すべきこと

採用前には在留カードを確認し、①氏名・顔写真が本人と一致しているか、②在留期間満了日が過ぎていないか、③就労制限の有無、④裏面に記載される資格外活動許可の有無を確認します。特に、在留資格によっては就労できる業務や時間に制限があるため、カードの表面・裏面をあわせて確認することが大切です。

在留カードの真正性は、出入国在留管理庁の「在留カード等番号失効情報照会」のWeb照会サービスで、カード番号を確認できます。確認を怠り、就労できない外国人を働かせた場合には、企業側が不法就労助長罪に問われるリスクがあります。採用時の確認記録を残しておくことも重要です。

申請から入社までの流れとスケジュール目安

まず採用する職種と雇用条件を確定し、候補者の在留資格や学歴・職歴を確認します。次に、業務内容に合う在留資格を選定し、雇用契約書、会社概要、決算書類、職務内容を説明する資料などを準備します。その後、本人または適法な代理人・取次者が申請を行い、許可または証明書の交付を受けてから就労を開始します。審査中に予定業務へ従事させないよう、入社日と担当業務を調整しましょう。標準処理期間は1か月〜3か月程度とされているため、4月入社など繁忙期に重なる場合は、特に余裕を持ったスケジュールで動くことをおすすめします。

必要書類一覧（企業側・本人側）

必要書類は在留資格や企業区分によって異なりますが、企業の実在性・安定性、職務内容の専門性、本人との適合性を説明できる資料をそろえることが基本です。

書類・情報	確認・準備のポイント
雇用契約書・労働条件通知書	職種、報酬、勤務時間、勤務地、雇用期間を具体的に記載します。
職務内容の説明資料	単純な職務名だけでなく、専門性や日常業務を具体的に説明します。
会社の概要資料	登記事項証明書、会社案内、組織図、事業内容が分かる資料を用意します。
決算書類・法定調書等	継続的に雇用・報酬を支払える事業基盤を示します。
本人の学歴・職歴資料	卒業証明書、成績証明書、職歴証明書などを職務との関係で確認します。

提出資料は案件ごとに異なり、追加資料を求められることもあります。外国語の書類は日本語訳を求められる場合があるため、早めに準備しましょう。

不許可・不交付になりやすいケース

在留資格の申請では、本人の学歴・職歴と、従事予定の業務内容との関連性が確認されます。両者の関連性が薄いと判断された場合、不許可または不交付となる可能性があります。受け入れ企業の経営状況について、安定性や継続性に疑義がある場合も、審査に影響することがあります。提出書類に不足がある場合や、書類間で記載内容に矛盾がある場合にも注意が必要です。業務内容、雇用条件、本人の経歴を整理し、提出書類全体の整合性を確認しておくことが大切です。

採用後に企業が行うべき手続き

在留資格の許可を得て採用した後も、企業には通常の労務手続きに加えて確認・届出が必要です。

• 在留カードの原本を確認し、氏名、在留資格、在留期間、就労制限の有無を記録する
• 雇用保険、社会保険、労働保険など、要件に応じた加入手続きを行う
• 就労内容や勤務地、契約条件が許可内容から大きく逸脱しないよう管理する

• 外国人を雇い入れた際は、原則として「外国人雇用状況の届出」を行う
• 雇用保険の被保険者となる場合は、雇入れ日の翌月10日までに届出を行う
• 雇用保険の被保険者とならない場合も、原則として翌月末日までに届出を行う

外国人雇用状況の届出は、在留資格「外交」「公用」および特別永住者を除く外国人の雇入れ・離職時に必要です。届出漏れや虚偽の届出には罰則があるため、入退社手続きのチェックリストに組み込みましょう。

よくある質問・不安（Q&A）

Q. アルバイト・パートタイムでも手続きは必要ですか？

A. 現在在留資格を持って在留しており、資格外活動許可の取得が可能・週28時間以内のみの勤務であれば就労ビザは不要です。留学生などをアルバイトとして雇用する場合は、資格外活動許可の有無と、原則週28時間以内という時間制限を確認してください。

Q. 家族滞在ビザの配偶者を雇う場合は？

A. 「家族滞在」ビザは原則として就労できません。配偶者を雇用する場合は、資格外活動許可を得ているかを確認する必要があります。許可がある場合でも、就労時間に制限が設けられていることがあります。

Q. 不法就労助長罪とは？企業側の罰則は？

A. 不法就労助長罪は、不法就労者を雇用した事業主などに科される罪です。「知らなかった」という説明は原則として通用せず、確認を怠ったことに過失があれば処罰の対象となる場合があります。罰則は5年以下の懲役もしくは500万円以下の罰金で、両方が科されることもあります。公的書類を確認し、可能な限りの注意を払うことが重要です。

Q. 行政書士に依頼するメリットは？

A. 在留資格の手続きは書類の専門性が高く、記載内容の整合性が審査結果に影響することがあります。行政書士に相談することで、書類作成の負担軽減や、不備の防止につながる場合があります。採用予定の業務内容と本人の経歴を踏まえ、早めに確認することが安心です。

まとめ

外国人採用では、採用決定後ではなく、選考段階から在留資格と職務内容の適合性を確認することが重要です。

海外採用では在留資格認定証明書、日本在留者の採用では在留資格変更許可や就労資格証明書が主な選択肢になります。手続きには一定の審査期間を要するため、入社予定日から逆算して準備を始めましょう。

許可取得後も、外国人雇用状況の届出や在留期間の管理を継続し、安心して働ける受入れ体制を整えてください。

制度や必要書類、手数料は変更されることがあります。申請前には、出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」や厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」など最新の公式情報もあわせてご確認ください。